Devis, contrats et rapports générés en un clic.
Devis, contrats, rapports et attestations produits en un clic, pré-remplis, à votre charte, puis signés en ligne. Générés automatiquement depuis vos données, jamais recopiés.
Un document recopié est un document faux.
Le document est le point de sortie de vos données : dès qu'il est produit à la main, il fige des informations qui existent déjà ailleurs. On duplique le modèle du dernier client, on remplace les montants, on oublie une ligne. L'erreur n'est pas rare, elle est structurelle.
S'ajoute la question de la forme : chacun garde sa version du modèle, les logos vieillissent, les mentions légales divergent d'un service à l'autre. Ce qui devait rassurer le client devient un signal d'amateurisme, et personne n'ose reprendre la bibliothèque de modèles.
En branchant la génération sur votre base, le document devient une vue de vos données à un instant donné : toujours à jour, toujours à la charte, produit en une action. La signature et l'archivage suivent dans le même mouvement.
Six phrases qu'on entend au premier rendez-vous.
Le document est le point de sortie de vos données. Dès qu'il est produit à la main, il fige des informations qui existent déjà ailleurs, et il les fige avec leurs erreurs.
On duplique le devis du dernier client et on remplace les montants
Un oubli suffit. L'erreur n'est pas rare, elle est mécanique.
Chacun garde sa version du modèle
Sur son poste, dans un dossier à lui. Cinq versions circulent, et aucune n'est officielle.
Une clause a changé, et personne ne sait qui l’applique
La mise à jour est partie par mail. Ceux qui étaient en congés ce jour-là ne l'ont jamais vue.
Le contrat signé dort dans une boîte mail
Il existe, il est valable, et il n'est rattaché à aucun dossier consultable.
Le rapport d’intervention se remet en forme au bureau
La donnée a été saisie sur le terrain, et quelqu’un la met en page une seconde fois.
Le logo sur le devis n’est plus le bon
Ce qui devait rassurer le client devient un signal d'amateurisme, et personne n'ose reprendre la bibliothèque.
Quatre livrables, rien d'abstrait.
Générer un document n'est pas le sujet le plus difficile. Ranger la bibliothèque de modèles avant de générer, si. Voici ce qui sort de nos mains.
L’inventaire de vos documents
Ce que vous produisez vraiment, en quel volume, et ce que chaque document coûte en temps. Les doublons apparaissent à cette étape.
La liste des documents produits, leur volume mensuel, et le temps que chacun mobilise par semaine.
Les modèles, une seule fois
Un modèle par document, à votre charte, avec les mentions et les clauses tenues au même endroit pour tout le monde. Les variantes deviennent des conditions, pas des fichiers.
Vos modèles refaits, validés, et la règle qui dit quelle version s’applique à partir de quelle date.
La génération branchée sur vos données
Le document devient une vue de vos données à un instant donné. Il se produit depuis le dossier, en une action, sans qu'aucun champ soit recopié.
La génération en production, déclenchée par votre processus, avec le document rattaché au dossier.
Signature et archivage
La signature en ligne suit dans le même mouvement, et le document signé revient à sa place. Le suivi des envois évite les relances à l'aveugle.
La signature intégrée au parcours, l'archivage rangé, et l'état de chaque document envoyé, consultable.
Cinq semaines, dont deux à ranger la bibliothèque.
Le calendrier d'un projet courant : une dizaine de modèles, deux services qui les utilisent, des données déjà présentes dans un outil de gestion.
Inventaire et arbitrage des modèles
La phase qu'on sous-estimeLe vrai chantier. Trancher entre quatre versions du même contrat, décider quelles mentions sont obligatoires, et qui valide un changement de clause.
Les champs et les règles
Quelle donnée alimente quel emplacement, ce qui se calcule, et ce qui reste saisi à la main parce qu'aucune source ne le porte.
Le premier document en production
On commence par celui qui part le plus souvent. Il sert de preuve avant qu'on traite le reste de la bibliothèque.
Signature, archivage, reste des modèles
La signature en ligne, le classement, et les modèles restants, montés en série une fois le premier validé.
Deux semaines à trancher entre quatre versions du même contrat, avant d'écrire la moindre règle de génération. C'est là que se joue la conformité, pas dans la production du fichier.
Combien de documents produisez-vous par mois ?
C'est la question qui décide si le sujet vaut un projet. Trente minutes suffisent à faire le compte et à regarder ce que ça coûte.
Le même devis envoyé, vu de deux façons.
Le document part du précédent, avec ce qu’il traîne.
Chaque service entretient sa version du modèle.
La signature revient par mail, ou pas.
Le document est une vue de vos données à un instant donné.
Les mentions changent à un seul endroit, pour tout le monde.
Signé, il retourne dans le dossier tout seul.
Trois familles de documents.
Trois situations que nous rencontrons souvent. La vôtre ressemblera à l'une d'elles, ou à un mélange des trois.
Devis et contrats
Générés depuis l'affaire, envoyés à la signature, rattachés au dossier dès qu'ils reviennent signés.
Rapports et PV
Rapport d'intervention ou de conformité produit depuis la saisie terrain, sans remise en forme.
Attestations
Attestations et courriers récurrents produits en série, avec les bonnes mentions et le bon millésime.
Parfois, un modèle propre suffit encore.
On le dit au premier appel, et ça arrive. Ce qui décide n'est pas la qualité de vos modèles : c'est le nombre de fois où une donnée déjà présente ailleurs est recopiée dedans.
Restez sur vos modèles si…
Vous produisez moins de dix documents par mois.
Un seul modèle existe, tenu par une seule personne.
Les montants et les clauses ne varient presque pas.
Rien ne se déclenche après l’envoi.
Une heure de mise en ordre du modèle règle le sujet, et coûte le prix d’une heure.
Il faut automatiser si…
Le même document part cinquante fois par mois.
Les données du document existent déjà dans un outil.
Une clause réglementaire doit être identique partout.
La signature conditionne la suite du processus.
Le deuxième point suffit à lui seul : recopier une donnée qui existe déjà, c'est lui donner une chance de devenir fausse.
Six outils, et ce qu'ils ne savent pas faire.
Le choix se fait au cadrage, sur le volume, les exigences de preuve et l'endroit où vivent déjà vos données. Une liste d'outils sans leurs limites ne dit rien.
Lequel de ces outils pour vos documents ?
La réponse dépend du volume, de vos exigences de preuve et de l'endroit où vivent déjà vos données. Trente minutes suffisent à la trancher.
De quoi vous faire un avis sans nous parler.
Six articles sur la production et la conservation des documents. Ils citent les outils du marché, y compris ceux qu'on ne met pas en œuvre.
Qu’est-ce que la dématérialisation de documents ?
Ce que le mot recouvre vraiment, et ce qu’il n’implique pas.
Lire →Qu’est-ce qu’un système de gestion des documents ?
La différence entre ranger des fichiers et tenir une bibliothèque.
Lire →Trois outils pour automatiser vos documents
Ce que chacun couvre, du modèle jusqu’à la signature.
Lire →Comptabilité : de la facture au paiement, sans ressaisie
Le prolongement naturel du sujet quand le document est une facture.
Lire →Qu’est-ce que l’automatisation des processus ?
Le cadre général, et la place qu’y tient la production de documents.
Lire →RGPD : vos outils métier sont-ils conformes ?
Ce que la conservation des documents signés implique côté données personnelles.
Lire →Trente minutes pour compter vos documents.
On liste ce que vous produisez chaque mois, on repère les champs recopiés à la main, et on vous dit par quel document commencer. Vous repartez avec un plan, engagement ou pas.
co-fondateur de Bienfait.
Aucun diagnostic payant : l'appel sert à savoir si le sujet est mûr.
On vous dit franchement si un tableur bien tenu suffit encore.
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Les questions qu'on nous pose.
Une question qui n'est pas là ? Posez-la, on y répond.
Poser une question →On regarde vos documents ensemble ?
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