Relances et alertes, déclenchées par vos données.
Relances, alertes et campagnes envoyées automatiquement, déclenchées par vos données. Vos clients et vos équipes sont prévenus au bon moment, sans que personne y pense.
Prévenir au bon moment demande une mémoire que personne n'a.
Une relance efficace dépend d'un détail : le moment. Or ce moment est déterminé par vos données (une échéance dépassée, une pièce manquante, un dossier bloqué) et pas par la disponibilité de la personne qui y pense. Tant que l'envoi est manuel, il est aléatoire.
Les outils d'emailing classiques ne résolvent qu'une moitié du problème : ils savent envoyer en masse, pas réagir à l'état d'un dossier. Résultat, on segmente à la main, on exporte des listes, et le message arrive à côté de la situation réelle du destinataire.
En branchant les envois sur votre base, chaque message part parce qu'un fait s'est produit. Vos équipes écrivent les règles une fois, vérifient le journal des envois, et cessent de tenir un pense-bête collectif.
Six phrases qu'on entend au premier rendez-vous.
Une relance efficace tient à un détail : le moment. Ce moment est décidé par vos données, une échéance dépassée ou une pièce manquante, et pas par la disponibilité de la personne qui y pense.
On relance quand on y pense
Tant que l'envoi dépend d'une mémoire humaine, il est aléatoire. Et il tombe toujours en fin de semaine chargée.
Le client a reçu deux fois le même message
Deux personnes ont relancé le même dossier, chacune sans savoir que l’autre l’avait fait.
La relance est partie après le paiement
Le virement était arrivé la veille. Le message a coûté plus de crédit qu'il n'en a rapporté.
On exporte une liste, on segmente à la main, on envoie
Le message arrive à côté de la situation réelle du destinataire, parce que la liste avait deux semaines.
Personne ne sait ce qui a été envoyé à qui
L'historique est réparti entre plusieurs boîtes mail, et il disparaît avec la personne.
L’alerte arrive dans une boîte que personne ne lit
Elle est partie, elle est juste, et elle n’a rien déclenché.
Quatre livrables, rien d'abstrait.
Chaque message part parce qu'un fait s'est produit dans vos données. Tout le travail est de choisir ces faits, puis d'écrire ce qui ne part pas.
Les événements qui déclenchent
Une échéance dépassée, une pièce manquante, un dossier bloqué, un seuil franchi. On liste aussi ceux qui ne méritent pas de message, et ils sont nombreux.
La liste des faits retenus, ceux qu’on écarte, et le canal choisi pour chacun.
Les messages, à votre ton
Les modèles vivent au même endroit pour tout le monde, avec les variables tirées du dossier. Une relance de paiement ne s'écrit pas comme un point d'étape.
Les modèles centralisés, relus par vous, et la règle qui dit lequel s’applique dans quel cas.
Les scénarios et leurs arrêts
La condition d'arrêt compte autant que le déclenchement. Une séquence qui continue après le paiement fait plus de dégâts que l'absence de séquence.
Les scénarios en service, leurs conditions d’arrêt, et ce qui se passe quand deux règles se croisent.
Le journal et la surveillance
Ce qui est parti, à qui, quand, et avec quel résultat. Un envoi qui échoue se signale au lieu de se perdre.
Le journal consultable, l’alerte sur les échecs d’envoi, et le suivi des désinscriptions.
Quatre semaines, dont une à décider ce qui ne part pas.
Le calendrier d'un chantier courant : deux ou trois séquences, des données déjà présentes dans un outil de gestion, et un outil d'envoi à choisir ou à conserver.
Les événements retenus, et ceux qu’on écarte
La phase qu'on sous-estimeLe vrai chantier. Chaque service veut son message ; la semaine se passe à démontrer qu'un client qui en reçoit trop cesse de les lire, y compris celui qui comptait.
Les messages et leur ton
Les modèles écrits, relus, et les variables branchées sur les bons champs. Le vôtre, pas le nôtre.
Les scénarios et leurs arrêts
Les séquences, leurs conditions d'arrêt, et les croisements entre règles. On les fait tourner à vide avant d'écrire à un client réel.
Mise en service et surveillance
Ouverture progressive, journal des envois, alerte sur les échecs. On regarde une semaine avant de généraliser.
La semaine la plus utile est celle où l'on retire des messages. Un client qui en reçoit trop cesse de tous les lire, et c'est celui qui comptait qui se perd.
Quels messages partent déjà à la main chez vous ?
Le compte est souvent plus élevé que prévu, et la moitié n'a pas besoin d'un être humain. Trente minutes suffisent à faire le tri.
La même relance client, vue de deux façons.
Le message part si la personne s’en souvient.
La segmentation se refait à la main, à chaque envoi.
Personne ne sait ce qui est parti à qui.
Le message part parce qu’un fait s’est produit dans vos données.
La séquence s’arrête d’elle-même quand la situation change.
Le journal dit ce qui est parti, à qui, et quand.
Trois familles de notifications.
Trois situations que nous rencontrons souvent. La vôtre ressemblera à l'une d'elles, ou à un mélange des trois.
Relances de paiement
Séquence progressive selon l'ancienneté et le montant, interrompue dès que le paiement arrive.
Étapes de dossier
Le client est prévenu à chaque changement d'état, avec le lien vers son portail plutôt qu'une pièce jointe.
Alertes équipes
Seuils, retards et anomalies signalés à la bonne personne, dans l'outil qu'elle regarde déjà.
Parfois, un rappel dans l’agenda suffit encore.
On le dit au premier appel, et ça arrive. Ce qui décide n'est pas le nombre de messages : c'est de savoir si le bon moment se lit dans un outil ou dans une tête.
Restez à la main si…
Vous relancez moins de dix clients par mois.
Une seule personne suit tous les dossiers.
Chaque relance mérite un mot écrit pour ce client-là.
Aucun message ne dépend d’un état dans un outil.
Un modèle de mail et un rappel récurrent coûtent dix minutes, et ils suffisent.
Il faut automatiser si…
Le bon moment se lit dans un outil, pas dans une tête.
La même séquence se répète pour cent dossiers.
Un message parti trop tard vous a déjà coûté un client.
Vous devez prouver ce qui a été envoyé, et quand.
Le dernier point écarte la solution manuelle à lui seul : une boîte mail personnelle n'est pas un journal.
Six outils, et ce qu'ils ne savent pas faire.
Aucun outil d'envoi ne connaît l'état de vos dossiers : c'est le rôle des deux derniers de la liste. Une liste d'outils sans leurs limites ne dit rien.
Lequel de ces outils pour vos envois ?
La réponse dépend du volume, des canaux et de l'endroit où vit l'état de vos dossiers. Trente minutes suffisent à la trancher.
De quoi vous faire un avis sans nous parler.
Six articles sur les envois déclenchés, dont un sur le moment où l'automatisation se retourne contre vous.
Marketing automation : par quoi commencer en PME
Les premiers scénarios qui rendent du temps, et ceux qui n’en rendent aucun.
Lire →Prospection : automatiser sans perdre la personnalisation
Où s’arrête l’automatisation quand le message doit rester crédible.
Lire →Workflow : définition, types et mise en place
Le vocabulaire, et la façon d’écrire un scénario qui tient.
Lire →Cinq processus à automatiser en priorité
Où se situent les relances dans l’ordre des chantiers rentables.
Lire →Quelles limites pour l’automatisation
Le point au-delà duquel un message automatique se retourne contre vous.
Lire →Qu’est-ce que l’automatisation des processus ?
Le cadre général, et la place qu’y tiennent les notifications.
Lire →Trente minutes pour lister vos relances.
On compte les messages qui partent à la main chaque semaine, on regarde lesquels dépendent d'un fait mesurable, et on vous dit par où commencer. Vous repartez avec un plan, engagement ou pas.
co-fondateur de Bienfait.
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