Un cycle de facturation qui tourne tout seul.
De l'émission au paiement et aux relances : un cycle de facturation qui tourne tout seul. C'est l'un des processus que nous automatisons le plus souvent, avec les relances clients et la consolidation du reporting.
La facturation est le processus qui pardonne le moins.
Facturer suppose de rassembler ce qui a été vendu, ce qui a été livré et ce qui a été validé. Quand ces trois informations vivent dans trois outils, la facturation devient une enquête mensuelle : on cherche, on recoupe, on relance en interne avant de relancer le client.
Chaque jour de retard sur l'émission est un jour de retard sur l'encaissement. Et comme les relances demandent du courage autant que du temps, elles passent après le reste, jusqu'à ce que la trésorerie rappelle qu'elles existent.
Automatiser ce cycle, c'est écrire une fois les règles (quand on facture, quoi, à qui, avec quelles échéances et quelles relances), puis laisser le système les appliquer. Vous gardez la main sur les exceptions, la machine s'occupe de la routine.
Six phrases qu'on entend au premier rendez-vous.
Facturer suppose de réunir ce qui a été vendu, ce qui a été livré et ce qui a été validé. Quand ces trois informations vivent dans trois outils, la facturation devient une enquête mensuelle.
On cherche ce qui a été livré avant de pouvoir facturer
On recoupe, on demande, on relance en interne, avant même de relancer le client.
La facturation du mois prend trois jours
Trois jours pendant lesquels rien n’est encaissé, et pendant lesquels personne ne vend.
Les relances partent quand quelqu’un y pense
Elles demandent du courage autant que du temps, alors elles passent après le reste.
On découvre un impayé au rapprochement
Six semaines après l’échéance, quand la relance amiable n’a plus le même effet.
L’acompte a été facturé deux fois
Une fois par le commerce, une fois par l'administration. Le client s'en est aperçu avant nous.
Le commerce et la compta n’annoncent pas le même montant
L'un parle de signé, l'autre d'encaissé, et les deux appellent ça le chiffre d'affaires.
Quatre livrables, rien d'abstrait.
Automatiser un cycle de facturation, c'est écrire une fois les règles puis laisser le système les appliquer. Vous gardez la main sur les exceptions.
Les règles, écrites
Quand on facture, quoi, à qui, avec quelles échéances et quelles relances. Et surtout : ce qui se passe quand une commande est livrée à moitié.
Les règles validées et datées, avec la liste des exceptions et la personne qui tranche chacune.
L’émission automatique
Ce qui déclenche la facture, c'est un fait : livré, validé, échéance atteinte. Pas un rappel dans un agenda.
Les factures émises depuis vos données, sans ressaisie, et les cas hors règle signalés au lieu d’être devinés.
Le suivi de l’encaissement
Les paiements se rapprochent automatiquement des factures. L'écart se voit le jour où il apparaît, pas au moment du bilan.
Le rapprochement en place, l’encours à jour en continu, et l’alerte sur les échéances dépassées.
Les relances
Une séquence progressive selon l'ancienneté et le montant, qui s'arrête d'elle-même dès que le paiement arrive. Le ton reste le vôtre.
La séquence en service, le journal de ce qui a été envoyé, et la main gardée sur les comptes sensibles.
Six semaines, dont deux à écrire les règles.
Le calendrier d'un cycle de facturation courant : deux modèles de facturation, un outil comptable en place, et des données de livraison qui vivent ailleurs.
Les règles et surtout les exceptions
La phase qu'on sous-estimeLe vrai chantier. Le cas normal se décrit en une heure ; c'est la commande livrée à moitié, l'avoir, le prorata et le litige qui prennent deux semaines.
Périmètre de la V1
Quels flux passent en automatique, lesquels restent manuels au départ, et quel volume sert de test. Écrit, et validé.
Émission et rapprochement
La génération des factures depuis vos données, puis le rapprochement des encaissements. Les deux tournent en parallèle du processus actuel avant de le remplacer.
Relances et mise en service
La séquence de relance, ses conditions d’arrêt, et le passage en service sur l’ensemble des clients.
Deux semaines à décider ce qui se passe quand une commande est livrée à moitié. C'est l'exception qui casse une chaîne de facturation, jamais le cas normal.
Combien de jours entre la livraison et la facture ?
Chaque jour de retard sur l'émission est un jour de retard sur l'encaissement. Trente minutes suffisent à mesurer l'écart chez vous.
La même fin de mois, vue de deux façons.
Facturer commence par chercher ce qui a été livré.
Les relances passent après le reste.
Un impayé se découvre au rapprochement.
La facture part du fait : livré, validé, facturé.
La relance part seule et s’arrête au paiement.
L’écart se voit le jour où il apparaît.
Trois modèles de facturation.
Trois situations que nous rencontrons souvent. La vôtre ressemblera à l'une d'elles, ou à un mélange des trois.
Abonnements
Échéances, prorata et changements de plan appliqués seuls, avec le suivi des encaissements.
Jalons et acomptes
Facturation déclenchée par l'avancement validé, plus par un rappel dans un agenda.
Consommation
Relevés agrégés automatiquement, facture émise sur la base réelle, contestations traçables.
Parfois, votre outil actuel suffit encore.
On le dit au premier appel, et ça arrive. Ce qui décide n'est pas le nombre de factures : c'est le nombre de sources qu'il faut consulter pour savoir quoi facturer.
Restez sur votre outil si…
Vous émettez moins de vingt factures par mois.
Ce qui est facturé se lit dans un seul outil.
Les échéances sont les mêmes pour tous vos clients.
Les impayés se comptent sur une main par an.
Alors le chantier utile est ailleurs : le plus souvent dans la donnée qui précède la facture.
Il faut automatiser si…
Savoir quoi facturer demande d’ouvrir trois outils.
Acomptes, prorata et avoirs se gèrent à la main.
Les relances dépendent de la disponibilité d’une personne.
Le commerce et la comptabilité n’annoncent pas le même chiffre.
Le dernier point est le plus coûteux des quatre : il se paie en trésorerie, pas en heures de travail.
Six outils, et ce qu'ils ne savent pas faire.
Le choix se fait au cadrage, sur votre modèle de facturation, votre outil comptable et qui tiendra le cycle après nous. Une liste d'outils sans leurs limites ne dit rien.
Lequel de ces outils pour votre cycle ?
La réponse dépend de votre modèle de facturation, de votre outil comptable et de qui tiendra le cycle après nous. Trente minutes suffisent à la trancher.
De quoi vous faire un avis sans nous parler.
Six articles sur le cycle de facturation et ce qui le précède. Ils citent les outils du marché, y compris ceux qu'on ne met pas en œuvre.
Facturation : du devis à l’encaissement, quels outils ?
Le panorama, avec ce que chaque famille d’outils couvre réellement.
Lire →Comptabilité : de la facture au paiement, sans ressaisie
Ce qui se branche entre votre gestion et votre comptabilité.
Lire →Comment intégrer Pennylane par API
Le cas concret d’une connexion entre outil comptable et outil métier.
Lire →Reporting financier : un chiffre fiable chaque mois
Ce que le cycle de facturation rend possible côté pilotage.
Lire →Cinq processus à automatiser en priorité
Où se situe la facturation dans l’ordre des chantiers rentables.
Lire →Qu’est-ce que l’automatisation des processus ?
Le cadre général, et la place qu’y tient un cycle de facturation.
Lire →Trente minutes pour dérouler votre cycle.
On suit une facture de la livraison à l'encaissement, on compte les endroits où quelqu'un intervient, et on vous dit lequel traiter en premier. Vous repartez avec un plan, engagement ou pas.
co-fondateur de Bienfait.
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On vous dit franchement si un tableur bien tenu suffit encore.
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