Toutes vos données au même endroit, tenues à jour toutes seules.
On réunit vos tableurs, vos logiciels et vos exports dans une base unique, connectée à vos outils. Vos équipes arrêtent de recopier, vos chiffres arrêtent de diverger. Première version livrée en 2 à 6 semaines, à forfait annoncé.
Six phrases qu'on entend au premier rendez-vous.
Aucune n'est un problème isolé : ce sont six façons de dire la même chose, à savoir que la donnée existe en plusieurs exemplaires et que personne n'arbitre entre eux. Si trois vous sont familières, le sujet est mûr.
Le même chiffre a deux valeurs selon qui le sort
Et la réunion commence par savoir lequel est le bon, pas par décider.
Quelqu'un recopie d'un outil à l'autre, toutes les semaines
Deux à cinq heures qui ne produisent rien, et qui cassent dès que la personne est absente.
Le fichier de référence porte un suffixe
« _v4 », « _final », « _final_ok ». Personne ne sait plus lequel fait foi, alors on en refait un.
Le reporting du mois prend une journée entière
Et les chiffres qu’il annonce ont déjà quinze jours quand ils arrivent.
Un client existe en trois exemplaires
Trois orthographes, trois adresses, et la relance part deux fois.
Un processus critique tient sur une seule personne
Elle sait où est quoi. C'est écrit nulle part, et ses congés font peur.
Quatre livrables, rien d'abstrait.
Centraliser n'est pas un chantier informatique de dix-huit mois. C'est une base, des connexions, et des vues. Voici précisément ce qui sort de nos mains.
La cartographie de vos sources
On liste avec vos équipes tout ce qui contient de la donnée : fichiers, logiciels, exports, boîtes mail. On identifie où la même information existe en plusieurs versions et laquelle doit faire foi.
Un schéma de vos flux et la liste des doubles saisies à supprimer, chiffrée en heures par semaine.
Une base unique
Un seul endroit où chaque donnée existe une fois : clients, produits, dossiers, factures. Structurée avec vos équipes, dans leur vocabulaire, avec les règles de gestion écrites noir sur blanc.
La base en production, vos données historiques reprises et dédoublonnées, la documentation qui va avec.
Les connexions automatiques
Vos outils existants alimentent la base et se nourrissent d'elle. Plus de copier-coller, plus d'export du vendredi soir : la donnée arrive et repart toute seule.
Les synchronisations en place, un monitoring qui vous alerte si un flux casse, et le journal des erreurs.
Les vues qui servent au quotidien
Chaque équipe voit ce dont elle a besoin, sans fouiller : suivi commercial, stocks, facturation, pilotage. Une même base, autant de lectures que de métiers.
Les vues par métier et un tableau de bord de pilotage à jour en continu, sans retraitement.
Huit semaines, dont trois avant de construire quoi que ce soit.
Le calendrier d'un projet réel : une PME de conseil de 52 personnes, trois outils en place, des définitions différentes selon les équipes. Ce n'est pas la construction qui a pris le plus de temps.
Cartographie des sources
On liste les outils, les fichiers et les exports, et on note où la même information existe en plusieurs versions.
Remise en ordre des données et des définitions
La phase qu'on sous-estimeLe vrai chantier. On met d'accord les équipes sur ce que veut dire « client actif » ou « affaire gagnée », on complète les saisies manquantes, on dédoublonne.
Périmètre de la V1
Ce que la base couvre, les indicateurs retenus, qui les lit et à quelle fréquence. Écrit, et validé.
Construction et mise en production
La base, les connexions aux outils existants, les vues par métier. Livrées par itérations courtes, validées à chaque étape.
Trois semaines sur huit à se mettre d'accord sur ce que veut dire « client actif ». C'est long, c'est rarement annoncé, et c'est ce qui décide si la base tiendra.
Vos sources, cartographiées en trente minutes.
On liste vos outils, on repère les doubles saisies, et on vous dit par où commencer. Sans engagement, et sans diagnostic payant.
Le même mois de travail, vu de deux façons.
La même donnée recopiée à la main, d'un outil à l'autre.
Personne ne sait quel fichier fait foi, alors on en refait un.
Une journée de retraitement pour des chiffres déjà périmés.
Douze tableurs réconciliés en une base unique.
Les données produits, stocks et ventes vivaient dans douze fichiers maintenus par des équipes différentes. Nous avons construit une base unique alimentée automatiquement par leurs outils existants, avec des règles de gestion écrites noir sur blanc. Les équipes travaillent désormais sur la même version, et le reporting sort sans retraitement.
Parfois, un tableur bien tenu suffit encore.
Ce n'est pas une précaution de langage : on le dit au premier appel, et ça arrive. Un tableur n'est pas un mauvais outil, c'est un outil monoposte. Ce qui décide, ce n'est ni le volume ni l'ancienneté du fichier, c'est le nombre de personnes qui écrivent dedans.
Restez sur votre tableur si…
Une seule personne saisit, et les autres lisent.
Les données tiennent en quelques centaines de lignes qui bougent peu.
Personne n’a besoin du chiffre avant la fin du mois.
Le fichier est unique, versionné, et personne n’en fait de copie.
Dans ce cas, la bonne dépense est une heure de mise en ordre du fichier, pas un projet.
Il est temps d'en sortir si…
Trois personnes saisissent en même temps, et s’écrasent.
La même donnée existe dans deux outils qui ne se parlent pas.
Vous avez des droits à donner : ce commercial voit ses clients, pas ceux du voisin.
Une macro tient le fichier, et une seule personne sait la réparer.
Un seul de ces quatre points suffit. Ils ne se corrigent pas dans un tableur, quel que soit le soin qu'on y met.
Six outils, et ce qu'ils ne savent pas faire.
Le choix se fait au cadrage, sur votre volume, vos droits d'accès et qui tiendra la base après nous. Une liste d'outils sans leurs limites ne dit rien : voici les deux.
Lequel de ces outils pour centraliser vos données ?
La réponse dépend de votre volume, de vos droits d'accès et de qui tiendra la base après nous. Trente minutes suffisent à la trancher.
De quoi vous faire un avis sans nous parler.
Six articles qui répondent aux questions qu'on nous pose le plus. Ils ne vendent rien et citent les outils du marché, y compris ceux qu'on ne met pas en œuvre.
Alternative à Excel : quels outils pour structurer vos données
Ce qui casse dans un tableur partagé, et par quoi le remplacer sans tout jeter.
Lire →Qu'est-ce qu'un logiciel de base de données ?
Un tableur stocke, une base structure. La différence se paie quand trois personnes saisissent en même temps.
Lire →Tableau de bord de gestion : l’outil vient en dernier
Pourquoi choisir Power BI avant d’avoir des données fiables ne sert à rien.
Lire →Reporting financier : obtenir un chiffre fiable chaque mois
Les trois familles d’outils, ce qu’elles coûtent, et l’ordre dans lequel les aborder.
Lire →Alternative à Airtable : quelles options
Ce qu’on gagne et ce qu’on perd à quitter Airtable, y compris vers l’open source.
Lire →Base de données CRM : structurer sans exploser l’IT
Quand les données clients vivent dans trois outils, par quel bout commencer.
Lire →Trente minutes pour cartographier vos sources.
On liste vos outils, on repère les doubles saisies et on regarde par où commencer. Vous repartez avec un plan, engagement ou pas.
co-fondateur de Bienfait.
Aucun diagnostic payant : l'appel sert à savoir si le sujet est mûr.
On vous dit franchement si un tableur bien tenu suffit encore.
Si on avance, vous recevez un périmètre et un forfait sous une semaine.
Les questions qu'on nous pose.
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