Contexte du projet
Ce réseau de salons de coiffure est une marque qui parle aux cheveux… et aux gens qui les respectent.
Mais côté organisation interne, le dialogue entre les équipes n’était pas toujours aussi fluide.
Deux comptes Notion cohabitaient : un pour le siège, un pour les studios en région. Résultat : des doublons, des décalages, et une communication interne un peu… emmêlée.
C’est Alexis, cofondateur, qui nous a contactés via Malt. Objectif : faire le tri, remettre tout à plat, et tirer le meilleur de Notion pas juste un espace joli, mais un vrai outil de travail partagé.
Les objectifs du projet
- Auditer la structure actuelle pour comprendre ce qui fonctionne (et ce qui bloque).
- Prévoir une migration propre vers un seul environnement Notion centralisé.
- Optimiser la communication interne entre le siège et les studios.
L’outil utilisé
Au départ, le système reposait sur Notion, Fillout pour les formulaires, et Make pour quelques automatisations.
Mais entre-temps, Notion a musclé son jeu (automatisations, formulaires natifs). Résultat : Un écosystème 100 % Notion, rationalisé, lisible, et suffisant pour les usages internes.
Le défi principal
Le vrai sujet ? Réconcilier deux environnements Notion séparés, avec des usages proches mais des structures divergentes.
Et surtout : embarquer les équipes sans tout casser, sans noyer les infos, et sans créer de frustration.
Il ne s’agissait pas juste de “fusionner” les bases il fallait poser un socle commun, intuitif, réutilisable, évolutif.
Les étapes de conception
On a suivi une méthodologie d’audit rigoureuse (et sur-mesure) :
- Analyse des deux comptes existants : usage réel, doublons, points de friction.
- Mapping des contenus et hiérarchies utiles.
- Recommandations + plan de migration détaillé.
- Intégration des besoins métiers (tâches, projets, communication entre sites).
- Formation légère pour assurer la prise en main autonome.
Chaque étape était validée avec les équipes du réseau, pour garder un outil au plus proche des réalités du terrain (et des boucles).
Un Notion pour tous, enfin
Aujourd’hui, le nouvel environnement Notion est utilisé au siège comme en studio, avec des fonctionnalités claires :
- Gestion de projet et des tâches,
- Communication fluide entre les 6 studios (10 d’ici fin d’année),
- Un seul espace partagé, maîtrisé, et facile à maintenir.
Côté retours, les équipes ont été ravies de la transition :
- Moins d’allers-retours,
- Plus de visibilité,
- Et surtout : le bon outil, avec le bon niveau de maîtrise pour le faire évoluer en interne.
Un projet qui montre bien que la bonne solution, ce n’est pas toujours “plus d’outils” c’est souvent “mieux structurer ce qu’on a déjà”.
