Un ERP interne taillé pour vos processus.
Le back-office qui pilote vos opérations, taillé exactement pour vos processus, pas l'inverse. Ce que vos équipes faisaient dans dix onglets tient dans un seul écran pensé pour elles.
Un logiciel du marché ne parle jamais tout à fait votre langue.
Les outils du marché imposent leur modèle : leurs objets, leurs statuts, leur vocabulaire. Vos équipes adaptent leurs processus pour rentrer dans les cases, ajoutent des champs libres pour compenser, et finissent par tenir en parallèle un tableur « pour de vrai ». L'outil officiel devient une formalité de saisie.
À l'inverse, un ERP générique couvre tout mais mal : dix clics pour une action quotidienne, des écrans remplis de champs inutiles, une formation à refaire à chaque arrivée. Le coût réel n'est pas la licence, c'est le temps perdu chaque jour par chaque personne.
Notre parti pris : partir de vos processus réels et construire les écrans qui les servent, posés sur votre base de données. Ni plus, ni moins que ce dont vos équipes ont besoin. Dans leur langage, avec leurs statuts, dans l'ordre où elles travaillent.
Six phrases qu'on entend au premier rendez-vous.
Aucune ne parle de technique. Elles disent toutes qu'un logiciel a été acheté pour un métier qui n'est pas tout à fait le vôtre, et que vos équipes paient l'écart tous les jours.
Le logiciel sert à ressaisir ce qui est déjà fait ailleurs
La décision se prend dans une réunion ou un tableur, puis quelqu'un la recopie dans l'outil officiel.
Chaque équipe a son fichier « pour de vrai »
L'outil dit une chose, le fichier en dit une autre, et c'est le fichier qui sert à travailler.
Dix clics pour une action faite cinquante fois par jour
Le coût réel du logiciel ne se lit pas sur la facture, il se lit sur les agendas.
On paie quarante fonctions pour en utiliser trois
Les trente-sept autres encombrent les écrans et allongent la formation des nouveaux arrivants.
Former une recrue prend trois semaines
Non pas parce que le métier est difficile, mais parce que l'outil ne le raconte pas dans le bon ordre.
Personne n’ose toucher au paramétrage
La seule personne qui savait est partie, et chaque montée de version casse un contournement.
Quatre livrables, rien d'abstrait.
Construire un back-office n'est pas un chantier informatique de dix-huit mois. C'est un modèle de données, des écrans, et une bascule. Voici ce qui sort de nos mains.
La carte de vos processus réels
On observe le travail tel qu'il se fait, pas tel qu'il est décrit. Les contournements que chacun a inventés sont la partie la plus instructive.
Le schéma des étapes, des rôles et des statuts, avec la liste des contournements et ce que chacun coûte par semaine.
Le modèle de données et les règles
Vos objets, vos statuts, votre vocabulaire. Une règle de gestion qui n’est écrite nulle part est une règle que deux équipes appliquent différemment.
Le modèle validé par les équipes qui s'en servent, et les règles de gestion écrites noir sur blanc.
Les écrans de travail
Une interface par métier, avec les actions groupées, les validations dans le flux et rien de plus. Ce qui ne sert pas tous les jours va dans un second écran.
Les vues par équipe et par rôle, la saisie guidée, et l’historique des modifications, traçable.
La reprise et la bascule
Le moment le plus délicat n'est pas la mise en ligne, c'est le jour où l'ancien outil s'arrête. Il se prépare, il se date, et il se répète à blanc.
Vos données historiques importées et vérifiées, l'ancien outil gelé à une date connue, vos équipes formées avant la bascule.
Dix semaines, dont quatre avant le premier écran.
Le calendrier d'un back-office de taille courante : une trentaine d'utilisateurs, trois métiers, un logiciel du marché à remplacer partiellement. La construction est la partie courte.
Observation sur le terrain
On s'assoit à côté des gens qui font le travail. Les écarts entre le processus décrit et le processus réel se voient en une matinée, jamais en réunion.
Écriture des statuts et des règles
La phase qu'on sous-estimeLe vrai chantier. Ce que veut dire « dossier validé », qui a le droit de le dire, et ce qui se passe quand deux règles se contredisent. Les équipes ne sont pas d'accord au départ.
Périmètre de la V1
Ce que le back-office couvre, ce qui reste dans l'outil existant, et ce qui attend la V2. Écrit, chiffré, validé.
Construction, reprise, bascule
Les écrans livrés par itérations courtes, la reprise des données répétée à blanc, puis la bascule un jour choisi avec vous.
Quatre semaines à écrire ce que veut dire « affaire gagnée » avant d'ouvrir le moindre écran. C'est long, c'est rarement annoncé, et c'est ce qui décide si l'outil sera utilisé ou contourné.
Dix semaines, est-ce votre cas ?
Ça dépend du nombre de métiers à couvrir et de ce qui reste dans l'outil existant. Trente minutes suffisent à cadrer l'ordre de grandeur.
La même journée de travail, vue de deux façons.
L'outil officiel enregistre ce qui a déjà été décidé ailleurs.
Chaque équipe entretient sa version parallèle.
Une action quotidienne demande dix clics et deux onglets.
L'écran est celui du métier : ses mots, ses statuts, son ordre.
Ce qui était refait dans un tableur se fait à la source.
Une recrue est autonome en trois jours, pas en trois semaines.
Trois back-offices, trois métiers.
Trois situations que nous rencontrons souvent. La vôtre ressemblera à l'une d'elles, ou à un mélange des trois.
Pilotage d'atelier
Ordres de fabrication, avancement et aléas saisis là où le travail se fait, avec les validations nécessaires et rien de plus.
Gestion de dossiers
Un écran par dossier : pièces, échéances, interlocuteurs, décisions. Les tâches à faire remontent d'elles-mêmes.
Suivi d'affaires
Pipeline, devis et marges vus depuis les mêmes données que la production : plus d'écart entre vendu et livré.
Parfois, un logiciel du marché suffit encore.
On le dit au premier appel, et ça arrive souvent. Un outil du marché n'est pas un mauvais outil : il est écrit pour le processus le plus répandu. Ce qui décide, c'est l'écart entre ce processus et le vôtre.
Restez sur votre logiciel si…
Votre processus ressemble à celui de vos confrères.
Ce qui manque tient dans deux champs personnalisés.
Personne n'a ouvert de tableur parallèle.
La licence coûte moins cher que le temps qu’elle fait perdre.
Dans ce cas, la bonne dépense est une journée de paramétrage, pas un projet.
Il est temps d'en sortir si…
Un tableur tenu à côté fait foi, et pas le logiciel.
Votre métier a une règle que l'éditeur refuse de considérer.
Vous payez quarante fonctions pour en utiliser trois.
Chaque montée de version casse un contournement.
Le premier point suffit à lui seul. Un tableur qui fait foi à côté du logiciel officiel ne se corrige pas en paramétrant davantage.
Six outils, et ce qu'ils ne savent pas faire.
Le choix se fait au cadrage, sur le nombre d'utilisateurs, la complexité des règles et qui tiendra l'outil après nous. Une liste d'outils sans leurs limites ne dit rien.
Lequel de ces outils pour votre back-office ?
La réponse dépend du nombre d'utilisateurs, de la complexité de vos règles et de qui tiendra l'outil après nous. Trente minutes suffisent à la trancher.
De quoi vous faire un avis sans nous parler.
Six articles sur l'arbitrage acheter ou construire, dont deux qui plaident pour acheter. On les publie quand même.
Acheter ou construire son outil métier
Le guide de décision, avec les quatre cas où acheter reste le bon choix.
Lire →ERP : comment le structurer sans tout refaire
Remplacer une brique plutôt que le socle, et dans quel ordre.
Lire →Qu'est-ce qu'un logiciel métier ?
Ce qui distingue un outil métier d’un logiciel de gestion générique.
Lire →Logiciel sur mesure : quand il devient le bon choix
Les seuils à partir desquels le sur-mesure coûte moins cher que l'écart.
Lire →CRM et ERP : comment les connecter
Ce qui doit rester dans chacun, et ce qui doit circuler entre les deux.
Lire →Dix erreurs qui font échouer un projet d'outil interne
Celles qui se paient à la bascule, et celles qui se paient six mois après.
Lire →Trente minutes pour mettre à plat un processus.
On prend le processus qui vous coûte le plus, on regarde où il sort de votre logiciel, et on vous dit si le remplacer vaut le coup. Vous repartez avec un plan, engagement ou pas.
co-fondateur de Bienfait.
Aucun diagnostic payant : l'appel sert à savoir si le sujet est mûr.
On vous dit franchement si un tableur bien tenu suffit encore.
Si on avance, vous recevez un périmètre et un forfait sous une semaine.
Les questions qu'on nous pose.
Une question qui n'est pas là ? Posez-la, on y répond.
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