Contexte
L’établissement forme chaque année des artistes et techniciens du spectacle. Mais avec une montée en charge prévue passer de 100 à 400 élèves/an et des exigences Qualiopi strictes, le suivi manuel devenait intenable.
Prospects éparpillés, documents générés à la main, relances oubliées, suivi AFDAS chronophage… Résultat : beaucoup de temps perdu, un risque accru d’erreur, et une pression croissante sur l’équipe.
Le centre nous a contactés pour créer un CRM no-code unique capable de :
- Centraliser toutes les données apprenants, formateurs et formations.
- Automatiser les étapes critiques (intégration prospects, documents, relances).
- Suivre précisément les financements AFDAS et garantir la conformité Qualiopi.
Objectifs du projet
- Scalabilité : un CRM capable de suivre une montée en charge de 100 à 400 élèves/an.
- Efficacité opérationnelle : automatiser documents, emails, et suivis.
- Conformité et qualité : répondre aux exigences Qualiopi et fiabiliser les données.
Outils utilisés
- Airtable : base centrale pour données, statuts, financements, et indicateurs.
- Fillout : formulaires connectés pour inscriptions et collecte d’informations.
- Make : automatisations pour intégrations, génération de documents, relances.
Ce qui a coincé
Mettre en place un CRM unique couvrant l’ensemble du cycle apprenant de la prospection au suivi post-formation tout en restant simple à utiliser pour une équipe qui gère simultanément la pédagogie, l’administratif et la conformité.
Étapes de conception
- Analyse des besoins : cartographie des processus clés (prospection, inscription, suivi formation, facturation).
- Modélisation des données : structuration des tables, relations et champs automatisés.
- Prototypage et tests : validation auprès des utilisateurs avant développement complet.
- Automatisations : génération d’IDs, calculs AFDAS, relances automatiques, KPIs en temps réel.
- Formation des équipes : prise en main rapide et adoption confirmée.
- Améliorations continues : ajustements post-déploiement selon les retours terrain.
Fonctionnalités clés
- Gestion des apprenants : profils complets, historique, financements AFDAS, besoins spécifiques.
- Gestion des formations : devis, sessions, formateurs multiples.
- Gestion des formateurs : contrats, facturation, lien aux sessions.
- Suivi financier : factures, transactions Qonto, CA automatisé, panier moyen.
- Indicateurs stratégiques : leads, taux de conversion, remplissage, activité formateurs.
- Automatisations : génération de documents, calculs de carence, reporting en temps réel.
En bref
Le centre de formation pilote aujourd’hui son activité depuis un seul outil : un CRM centralisé, automatisé, et conforme Qualiopi.
Moins de temps perdu sur l’administratif, plus de focus sur la pédagogie et la croissance.
Un outil pensé pour absorber la montée en charge… et rester confortable à 400 élèves par an.
