Contexte du projet
La mission de cette association : permettre aux personnes en situation de précarité d’accéder à des produits de qualité à prix réduits, tout en bénéficiant d’un accompagnement social.
Elle agit également contre le gaspillage alimentaire en valorisant les invendus, mais vous imaginez bien que tout ça, ça produit aussi beaucoup, beaucoup de fichiers !
Jusqu’ici, la gestion se faisait sur Ksaar (une solution no-code), avec quelques renforts maison : Excel, Teams, un drive partagé… et pas mal d’huile de coude.
Résultat : des infos éparpillées, des tableaux illisibles, et une adoption en chute libre côté équipes.
Ce que l’association recherchait : un outil unique, visuel, accessible et vraiment utilisé. Bref, un outil qui rende service pas un outil à contourner.
Les objectifs du projets
- Centraliser tout ce qui concerne l’adhésion d’une épicerie, du premier contact jusqu’à l’intégration officielle.
- Offrir une interface claire, qui parle autant aux chargés de mission qu’aux coordinateurs régionaux.
- Permettre de filtrer, mettre à jour, illustrer les données sans y passer la matinée.
- En finir avec les allers-retours entre 4 fichiers différents pour répondre à une seule question.
L’outil utilisé
- Airtable, pour construire une base solide, évolutive, et un vrai cockpit opérationnel.
Ce qui a coincé
Importer des données, ce n’est jamais anodin.
Importer des données dispersées, doublonnées, partagées entre plusieurs outils ? C’est un art.
La mission : reconstituer une base fiable en repartant du numéro adhérent comme clé unique.
Ce sésame nous a permis de lier, pour chaque épicerie :
- ses contacts,
- ses rendez-vous,
- ses événements,
- ses subventions,
- ses référents.
Un vrai jeu de piste, mais une fois tout connecté, le système devient limpide. Plus besoin de recouper trois sources pour savoir qui a fait quoi, quand, et avec qui.
Les étapes de conception de l’outil
- Immersion terrain : plusieurs ateliers pour comprendre les vraies galères du quotidien.
- Reprise des données : nettoyage, liaison, et organisation autour du numéro adhérent.
- Prototype & feedback : chaque semaine, un point pour montrer, tester, ajuster.
- Déploiement progressif : les équipes découvrent les usages au fil de l’eau, sans couper leurs repères d’un coup.
Un outil qui (re)fait le lien
Aujourd’hui, l’association peut :
- Suivre chaque candidature étape par étape, à partir d’un simple formulaire.
- Filtrer les données par région, référent, date ou statut.
- Mettre à jour ou enrichir la base via import CSV, sans perdre les liaisons essentielles.
L’outil est en train d’être adopté, petit à petit.
Et une phase 2 est déjà dans les cartons : avec des notifications, et l’intégration de données venues d’ailleurs que Ksaar.
Ce projet, c’est un bon exemple de ce que peut devenir Airtable quand on l’adapte vraiment aux usages.
Pas un énième outil à remplir pour faire joli. Un vrai levier opérationnel, pensé pour celles et ceux qui ont autre chose à faire que chercher une info dans trois fichiers différents
