La comptabilité d’une PME coûte rarement cher en logiciel.
Elle coûte cher en ressaisie.
Le même montant est tapé dans le devis, retapé dans la facture, puis ressaisi dans l’outil comptable. Une note de frais passe par une photo, un tableur et un virement. Un paiement fournisseur se vérifie dans trois fenêtres. Chacun de ces gestes prend deux minutes, et aucun n’est mesuré parce qu’il est dilué entre plusieurs personnes.
Ce que change l’outillage, ce n’est pas la comptabilité elle-même : c’est le nombre de fois où une information est saisie. Une saisie, une source, et le reste circule.
Trois maillons se traitent séparément, dans cet ordre de rentabilité : la facturation client, les paiements fournisseurs, les notes de frais.
Par où commencer pour outiller sa comptabilité ?
La Solution Bureautique : Google Sheet
Excel et Google Sheet sont souvent les meilleurs amis des financiers. Google Sheet est préféré car il n’est plus judicieux de conserver des fichiers Excel en local ou sur des serveurs partagés. Leur accessibilité et facilité d’utilisation en font un outil incontournable pour la gestion de la comptabilité.
La Solution No-Code : Airtable
Si vous avez déjà vos données de factures dans Airtable, vous pouvez ajouter une table pour les transactions bancaires (grâce à une intégration entre Airtable et votre banque) pour faciliter le rapprochement. Vous pouvez aussi ajouter des tables pour réaliser vos écritures comptables. Cependant, si vous recherchez des fonctionnalités plus avancées, nous vous recommandons de passer à un outil dédié.
La Solution Comptable : Un outil de comptabilité dédié
Un outil de comptabilité dédié, recommandé par votre comptable, pourrait être le mieux adapté pour gérer votre comptabilité. Notre préféré est Pennylane pour ses fonctionnalités robustes et son interface intuitive.
Gérer les paiements fournisseurs avec des outils no-code et dédiés
La gestion des paiements aux fournisseurs est une composante essentielle de votre comptabilité qui demande une attention particulière. Pour un processus de paiement fluide et efficace, il faut une combinaison d’outils dédiés et no-code.
Espace de stockage pour les factures fournisseurs
Conserver un suivi organisé de vos factures fournisseurs est une étape essentielle. Cela permet de vérifier facilement les transactions et d’identifier les problèmes éventuels. Vous pouvez utiliser des outils de stockage en ligne tels que Google Drive, OneDrive ou Dropbox pour stocker en toute sécurité les factures fournisseurs et y accéder facilement à tout moment, où que vous soyez.
Base de données pour les informations fournisseurs
Les outils comme Airtable et Google Sheet peuvent servir de base de données pour stocker et gérer les informations sur vos fournisseurs, les montants dus et les dates de paiement. Ces outils vous permettent d’avoir une vue d’ensemble de vos engagements financiers et de planifier vos paiements en conséquence.
Outil de paiement
La plupart du temps, votre banque sera l’outil principal pour effectuer les paiements à vos fournisseurs. Cependant, d’autres options peuvent être plus adaptées à certaines situations. Par exemple, vous pouvez utiliser des services spécialisés comme Wise pour des paiements en devises étrangères. Pour des paiements en cryptomonnaies, un portefeuille numérique comme Coinhouse peut être utilisé.
Il est à noter que certains outils comptables, également appelés ERP (Enterprise Resource Planning), peuvent intégrer toutes ces fonctions en une seule solution. Ces plateformes offrent une vue d’ensemble de votre gestion financière, facilitent la coordination entre les différents processus et favorisent l’efficacité opérationnelle.
Ainsi, en choisissant les bons outils et en les intégrant efficacement, vous pouvez simplifier votre processus de paiement des fournisseurs, éviter les retards et maintenir de bonnes relations avec vos partenaires commerciaux.
Comment gérer les notes de frais ?
La Solution No-Code : Airtable
Nous avons récemment mis en place un outil de suivi des notes de frais sur Airtable, avec un questionnaire pour déposer la note de frais, un e-mail automatique pour la validation (via Airtable Automation) et un suivi dans une Interface Airtable.
La Solution Bancaire : Qonto
Qonto a ajouté une fonctionnalité de note de frais, permettant de gérer cela directement depuis votre compte bancaire.
La Solution dédiée : Spendesk
Spendesk a commencé par la gestion des notes de frais pour devenir la solution préférée des startups en France. Aujourd’hui, ils étendent leur offre à tous types de dépenses pour devenir, selon leurs dires, “la plateforme 7-en-1 de gestion des dépenses”.
En résumé, qu’il s’agisse de Google Sheet, Airtable, Pennylane, Qonto ou Spendesk, il existe une multitude d’outils pour vous aider à gérer votre comptabilité. Le choix dépend de vos besoins spécifiques et de votre niveau de confort avec ces outils. L’essentiel est de disposer d’une solution qui facilite le processus, vous fait gagner du temps et vous donne une meilleure vue d’ensemble de vos finances.
Questions fréquentes
Quels outils pour tenir sa comptabilité en PME ?
Trois familles. Google Sheets pour rester bureautique et partagé. Airtable si vos factures y vivent déjà, avec une table pour les transactions bancaires. Un outil comptable dédié — Pennylane par exemple — dès que les fonctions avancées comptent.
Comment gérer les paiements fournisseurs ?
Trois briques. Un espace de stockage pour les factures : Google Drive, OneDrive ou Dropbox. Une base pour les informations fournisseurs, les montants dus et les échéances. Un outil de paiement, votre banque le plus souvent, Wise pour les devises étrangères.
Comment gérer les notes de frais ?
Trois options selon votre équipement. Un outil sur mesure dans Airtable, avec formulaire de dépôt, validation automatique par e-mail et suivi dans une interface. La fonction native de Qonto, depuis le compte bancaire. Ou Spendesk, devenu la référence des startups françaises.
Faut-il un ERP pour la comptabilité ?
Pas forcément. Certains outils comptables intègrent stockage, base fournisseurs et paiement dans une seule solution. L'intérêt est la vue d'ensemble, le coût est la rigidité. Pour une PME de 20 à 200 personnes, l'assemblage reste souvent plus souple.
Par où commencer pour outiller sa comptabilité ?
Par le maillon qui vous coûte le plus de ressaisie. Dans la plupart des cas, c'est la facturation client : c'est là que la même donnée est retapée le plus grand nombre de fois.
