Contexte
Une agence de communication nous a sollicités via notre site web. Leur besoin était clair : un outil simple mais structurant pour mieux piloter leurs projets et en suivre chaque étape.
Jusqu’ici, chaque chargé de projet devait recréer ses étapes à la main, avec un risque permanent d’oubli et une perte de temps considérable. L’objectif : créer un système capable de générer automatiquement des étapes et tâches selon le type de projet, afin de garantir un suivi standardisé.
Après une première prise de brief, nous avons mené plusieurs ateliers pour analyser leur fonctionnement interne et cartographier les points de friction. Le cadrage final a validé une solution : un outil no-code, basé sur Airtable, Softr et Make, avec des interfaces distinctes pour l’Administrateur, les Chargés de projets et les Clients.
Objectifs du projet
- Mettre en place une structure standardisée
- → Templates d’étapes et de tâches pour uniformiser le suivi et gagner du temps.
- Créer trois interfaces distinctes
- → Administrateur (paramétrage et supervision), Chargés de projet (pilotage opérationnel), Clients (suivi en temps réel).
- Améliorer visibilité et suivi
- → Vue partagée de l’avancement pour garantir que toutes les étapes clés soient respectées.
Outils utilisés
- Airtable : socle de données, paramétrage des templates et suivi global.
- Softr : interfaces pour les équipes internes et les clients.
- Make : automatisations complexes (synchronisation, notifications, mises à jour automatiques).
Ce qui a coincé
Créer un outil suffisamment structurant pour standardiser les process, tout en restant simple d’usage pour les équipes internes et accessible aux clients. La difficulté : trouver le bon équilibre entre pilotage global et interfaces opérationnelles.
Étapes de conception
- Analyse des besoins : compréhension des workflows internes, validation des cas d’usage.
- Modélisation Airtable : mise en place des tables pour projets, étapes, tâches, acteurs.
- Gestion par templates : création automatique d’étapes et tâches selon le type de projet choisi.
- Interface Administrateur (Airtable) : paramétrage et suivi global.
- Interface interne Softr : gestion quotidienne des projets par les chargés de projet.
- Interface client Softr : espace dédié avec suivi en temps réel et ajout de commentaires.
- Automatisations Make : notifications, synchronisations et mises à jour automatiques.
- Design & UX : harmonisation graphique et ajustements ergonomiques.
- Formation : accompagnement prévu pour assurer une prise en main rapide.
Fonctionnalités clés
- Templates projets : création automatique des étapes et tâches selon le type de projet.
- Interface administrateur : paramétrage centralisé et vision globale.
- Interface interne : pilotage opérationnel des projets.
- Interface client : suivi de l’avancement, possibilité de commenter.
- Automatisations : synchronisation des données, envoi de notifications, mises à jour automatiques.
En bref
Cette agence dispose désormais d’un outil de gestion de projets sur-mesure, pensé pour :
- gagner du temps grâce aux templates,
- éviter les oublis d’étapes clés,
- et offrir aux clients un suivi clair et en temps réel.
Un projet no-code qui illustre bien l’équilibre entre structuration et simplicité d’usage.
