Contexte
Ce réseau de Business Angels avait un problème classique mais coûteux : trop d’outils, pas assez de lien entre eux.
Excel, Google Contacts, fichiers de suivi, emails, et quelques automatisations isolées… La donnée circulait, mais jamais de façon fluide ni fiable.
Le besoin était simple à formuler, mais complexe à mettre en œuvre : tout centraliser, du suivi des membres à celui des startups, en passant par les événements, comités et investissements.
Et surtout : le faire sans perdre l’historique, ni ralentir la machine.
Première étape : comprendre comment ça tournait, où ça coinçait, et ce qui devait absolument être prêt dès la première version.
Objectifs du projet
- Rassembler toutes les données dans une base unique et structurée.
- Donner de l’autonomie aux Business Angels et startups via un portail sécurisé.
- Automatiser les tâches chronophages : reporting, invitations, suivi d’onboarding.
Outils utilisés
- Airtable : le cœur de la base et des processus.
- Xano : backend et gestion des accès.
- Fillout : formulaires pour adhésions, inscriptions, dépôts de documents.
- Brevo : communication et invitations automatisées.
- Make : colle logique entre toutes les briques.
- WeWeb : portail membre clair et responsive.
Le défi
Passer d’un écosystème éclaté à un système unique, connecté et évolutif… sans bloquer l’activité ni créer une usine à gaz.
En clair : garder la souplesse d’Excel, mais avec la structure et la fiabilité d’un vrai logiciel métier.
Étapes de conception
1. Recueil et priorisation
Ateliers pour identifier les cas d’usage prioritaires : gestion membres, suivi startups, événements, investissements.
2. Structuration dans Airtable
Conception d’un modèle de données unique, couvrant toutes les entités clés (membres, startups, projets, événements, investissements).
3. Automatisations
Connexion avec Brevo pour les invitations, suivi automatisé de l’onboarding, génération de reporting récurrent, synchronisations via Make.
4. Portail WeWeb
Chaque membre ou startup dispose d’un accès pour mettre à jour ses infos, fournir ses documents, suivre ses investissements et s’inscrire aux événements.
En bref
L’association a troqué ses fichiers éparpillés pour un outil unique, pensé métier, construit en no-code.
Les administrateurs ont un suivi clair, les Business Angels et startups ont un accès direct à leurs données, et les tâches récurrentes se font toutes seules.
Plus de double saisie, plus de chasse aux fichiers, et surtout… un système qui peut évoluer sans repartir de zéro.
