Le premier jour d’un nouveau salarié repose presque toujours sur la mémoire de trois personnes.
L’assistante RH envoie les documents. Le responsable informatique crée les accès. Le manager explique les outils.
Chacun le fait de tête, sans procédure écrite. Le résultat est prévisible : des accès qui arrivent en retard, une information jamais transmise parce que personne n’avait de liste, et une première journée qui donne le ton — le mauvais.
Ce processus est pourtant l’un des plus faciles à outiller, parce qu’il est entièrement prévisible. La date d’arrivée est connue à l’avance, les étapes ne changent pas d’un recrutement à l’autre, et chacune a un responsable identifiable.
Une séquence déclenchée dès que la date est renseignée fait partir les documents, crée le ticket d’accès, notifie le manager et programme les points d’étape. Rien ne tombe à l’eau, et personne n’a à y penser.
Voici les étapes à traiter, dans l’ordre.
Signature électronique du contrat de travail
Une des phases les plus importantes comme l’employeur comme l’employeur, qui précède le début réel du processus d’intégration, est la signature du contrat de travail. Ici encore il est possible de gagner beaucoup de temps et d’efficacité avec les outils no-code.
La première étape ici est de produire le contrat de travail, pour cela vous avez deux méthodes. Soit vous le faites “à la main” en repartant d’un contrat type et en l’adaptant au nouveau salarié, ce qui peut être assez long. Soit vous automatisez la production du contrat de travail en remplissant dynamiquement les sections à modifier à partir d’un contrat “template”. Pour cette deuxième solution il est nécessaire qu’au préalable vous ayez mis en place une base de donnée ouverte en API pour pouvoir faire le lien entre les données du nouvel employé ex-candidat et votre outil de génération de document. (lien vers article). Pour cela nous vous conseillons Airtable, qui pourra d’ailleurs vous permettre de structurer votre process de recrutement.
L’étape d’après est la signature du contrat que vous venez de produire. Ici encore vous pouvez gagner en efficience en faisant signer électroniquement le contrat de travail via des outils adaptés comme Docusign ou Yousign. Ces outils sont connectés en API ce qui veut dire que vous pouvez envoyer une demande de signature électronique directement depuis votre base de données Airtable au candidat/employé de votre choix et ainsi stocker une copie du contrat signé directement au bon endroit toujours dans Airtable. Vous avez la possibilité d’utiliser Yousign ou Docusign et ajoutant manuellement votre contrat PDF dans une “enveloppe” numérique.
Interface de création de document dans Yousign
La documentation d’accueil
Comme pour la phase de recrutement et notamment l’ajout des offres à pourvoir, on peut très bien implémenter un outil comme Notion qui va nous permettre de construire une documentation sur l’organisation de l’entreprise.
Tout d’abord il peut-être intéressant de créer / générer une page d’onboarding spécifique par nouvel employé, cela permet de rendre l’expérience d’arrivée plus personnalisée. Vous pourrez ainsi y ajouter des informations spécifiques qui vous semblent importantes pour cet ex-candidat.
Cette documentation pourra comporter des éléments assez communs à toutes les organisations comme l’organigramme, les différents départements, les chiffres clés de l’entreprise (business et marketing). De plus ces informations pourront être réutilisées et synchronisées pour tous les nouveaux arrivants avec le système de “sync block” vu précédemment avec le process de recrutement.
Puisque cette page d’onboarding est personnelle vous pourrez y ajouter des liens vers des documentations plus précises en fonction de l’équipe que va rejoindre le nouvel arrivant. Vous pourrez par exemple, dans le cadre du recrutement d’un commercial, ajouter des liens vers les process et l’organisation de l’équipe commerciale.
Enfin, une page Notion est l’occasion idéale pour rendre cette expérience collaborative en faisant participer d’autres employés, comme le manager. On peut ici y ajouter une touche plus légère avec des anecdotes d’équipe ou les photos du dernier séminaire.
Notion ne va pas révolutionner complétement l’expérience d’onboarding de votre nouveau salarié, en revanche il peut vous permettre de rendre cette expérience plus personnelle, plus interactive et globalement plus efficace sans vous demander de charge de travail importante.
Notre document d’onboarding chez Bienfait
Le retour d’expérience du salarié
Une des dernières étapes, très souvent facultative, est la récolte du retour d’expérience du nouvel employé. L’idée ici est de glaner des informations sur le process d’intégration de manière générale et ainsi s’améliorer de manière continue.
On peut imaginer envoyer le même formulaire via Fillout ou Tally, anonyme ou non, à chaque nouveau salarié quelques semaines après leur arrivée en leur posant une batterie de questions sur le process de recrutement et/ou d’intégration. Vous pourrez alors déceler les axes d’améliorations mais aussi de potentiels problèmes rencontrés par le salarié.
Cet envoi peut être automatisé via une automatisation ajoutée dans Airtable.
Cette étape démontre parfaitement la capacité des outils no-code à permettre d’implémenter facilement de nouveau process ou nouvelle méthodes de travail très facilement sans beaucoup d’efforts.
Interface de création d’un questionnaire dans Tally.
Questions fréquentes
Comment automatiser la production d'un contrat de travail ?
En remplissant dynamiquement les sections variables d'un contrat type, à partir d'une base de données ouverte en API. Sans cette base, il faut reprendre le contrat à la main et l'adapter à chaque recrutement, ce qui prend beaucoup plus de temps.
Que faut-il mettre en place en amont ?
Une base de données accessible par API, qui fait le lien entre les informations du nouvel employé — récupérées au stade de la candidature — et l'outil de génération de documents. C'est le prérequis de tout le reste.
Quelles étapes de l'onboarding s'automatisent ?
La signature électronique du contrat, l'envoi de la documentation d'accueil, la création des accès, et le recueil du retour d'expérience du salarié après quelques semaines.
Pourquoi l'onboarding se prête-t-il à l'automatisation ?
Parce qu'il est entièrement prévisible. La date d'arrivée est connue à l'avance, les étapes ne changent pas d'un recrutement à l'autre, et chacune a un responsable identifiable.
Que gagne-t-on concrètement ?
Deux à trois heures par recrutement, et surtout la fin des oublis : les accès arrivent à temps, la documentation part, et rien ne dépend plus de la mémoire de trois personnes.
